PilotJetzt in der Pilotphase für Microsoft 365
Firmenkontakte.Zentral gepflegt.Auf jedem Handy.
Kontaktfix bringt Lieferanten, Partner und Notfallnummern automatisch in Outlook und auf das Handy Ihrer Mitarbeitenden. Einmal gepflegt, überall aktuell. Und bei jedem Anruf sehen alle, wer dran ist.
Für Microsoft 365 mit Exchange Online. Keine Installation für Mitarbeitende.Gehostet in der Schweiz
Das Problem
Alle pflegen ihre eigenen Kontakte. Und keiner hat die richtigen.
In vielen KMU sind wichtige Geschäftskontakte über Dutzende persönliche Adressbücher verstreut. Das kostet Zeit, sorgt für Fehler und lässt Anrufe ins Leere laufen.
- 01
Jedes Adressbuch ist eine Insel
Kontakte werden von Hand kopiert und veralten unbemerkt. Neue Mitarbeitende starten mit einem leeren Adressbuch.
- 02
Auf dem Handy nur eine Nummer
Die globale Adressliste erreicht das Handy nicht. Ruft ein externer Partner an, sieht man nur «+41 44 123 45 67».
- 03
Freigegebene Ordner sind umständlich
Geteilte Kontaktordner und Postfächer müssen separat geöffnet werden, kommen nicht aufs Handy, und niemand weiss, wer was pflegt.
- 04
Sync-Tools lösen nur die Zustellung
Gepflegt wird weiterhin in Outlook: ohne Validierung, ohne Verantwortliche pro Liste und ohne Änderungsverlauf.
Ein wichtiger Lieferant ruft an. Abnehmen oder nicht?
Name und Firma erscheinen sofort, auf jedem Firmenhandy.
So funktioniert es
Einmal zentral pflegen. Automatisch überall.
Kontaktfix ist die zentrale Quelle für Ihre gemeinsamen Geschäftskontakte und liefert sie dorthin, wo sie gebraucht werden. Die Einrichtung ist in wenigen Schritten erledigt.
- Schritt 1
Mit Microsoft anmelden
Verbinden Sie Ihre Microsoft-365-Organisation in einem geführten Schritt. Eine einmalige Admin-Zustimmung genügt.
- Schritt 2
Listen anlegen oder importieren
Erfassen Sie Kontakte direkt oder importieren Sie Excel, CSV oder vCard, mit Vorschau und Warnung bei Duplikaten.
- Schritt 3
Gruppen oder Personen zuweisen
Weisen Sie Listen Microsoft-365-Gruppen oder einzelnen Personen zu. Neue Gruppenmitglieder erhalten die Liste automatisch, wer geht, verliert sie.
- Schritt 4
Automatisch in Outlook
Kontaktfix schreibt die Kontakte in das Outlook jeder Person, getrennt von den persönlichen Kontakten, und hält sie innert Minuten aktuell.
- Schritt 5
Der Name auf dem Handy
Mit der Einstellung «Kontakte speichern» in Outlook mobile zeigt das Handy bei eingehenden Anrufen den Namen.
Funktionen
Gebaut für die Pflege, nicht nur für die Verteilung.
Kontaktfix verteilt nicht einfach Daten. Es sorgt dafür, dass die Daten stimmen, und dass klar ist, wer sie pflegt.
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Listen-Editoren
Teamleitende pflegen genau ihre Listen. Ohne IT-Ticket und ohne Zugriff auf den Rest.
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Validierung beim Tippen
Telefonnummern im internationalen Format, gültige E-Mail-Adressen. Fehler fallen sofort auf, nicht erst beim Anruf.
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Änderungsverlauf
Wer hat wann was geändert? Nachvollziehbar pro Kontakt und pro Liste.
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Sync-Status
Sehen Sie, wer welche Kontakte erhalten hat, wer nicht erreichbar war und warum.
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Jetzt synchronisieren
Eine Nummer hat sich geändert? Ein Klick, und die Aktualisierung ist unterwegs.
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Überlappende Listen
Ist jemand in mehreren Gruppen, erscheint jeder Kontakt trotzdem nur einmal.
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Sauberes Entfernen
Endet eine Zuweisung, entfernt Kontaktfix genau seine Kontakte. Nicht mehr und nicht weniger.
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Import mit Vorschau
Excel, CSV oder vCard. Vor dem Import sehen Sie, was neu ist und was bereits existiert.
Die App
Alle Kontakte. Alle Listen. Ein klarer Überblick.
Eine schlanke Oberfläche für Admins und Teamleitende. Sie sehen auf einen Blick, welcher Kontakt in welcher Liste steht und ob er bei allen angekommen ist.
Klare Verantwortung
Jede Liste hat ihre Editoren. Das Team Einkauf pflegt Lieferanten, die IT die Notfallnummern.
Status für jede Person
Wer hat die neuste Version, wer nicht, und weshalb. Ohne Rätselraten.
Lückenloser Verlauf
Jede Änderung ist mit Zeitpunkt und Person festgehalten.
Auf dem Handy
Wissen, wer anruft. Bevor Sie abnehmen.
Outlook mobile kann Kontakte in das Adressbuch des Handys übernehmen. So zeigen iPhone und Android bei eingehenden Anrufen den Namen und die Firma, auch für Kontakte, die Ihre Mitarbeitenden nie selbst erfasst haben.
- Funktioniert mit der Outlook-App auf iPhone und Android.
- Kontaktfix-Kontakte bleiben getrennt von den persönlichen Kontakten.
- Ändert sich eine Nummer, ist sie innert Minuten auf allen Handys aktuell.
Wichtig: In Outlook mobile muss die Einstellung «Kontakte speichern» aktiviert sein. Ihre IT kann diese per Richtlinie für alle Geräte vorgeben, zum Beispiel mit Microsoft Intune.
Sicherheit und Vertrauen
Ihre Daten bleiben in der Schweiz. Und unter Ihrer Kontrolle.
Kontaktfix greift nur dort ein, wo es soll. Die persönlichen Kontakte Ihrer Mitarbeitenden bleiben unberührt.
Gehostet in der Schweiz
Alle Daten liegen bei Infomaniak, einem Schweizer Hosting-Anbieter, in Rechenzentren in der Schweiz.
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Einweg-Synchronisation
Kontaktfix ist die einzige Quelle. Änderungen fliessen nur in eine Richtung: von Kontaktfix nach Outlook.
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Persönliche Kontakte tabu
Persönliche Kontakte werden nie gelesen, geändert oder gelöscht.
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Strikte Trennung
Die Daten jedes Kunden sind strikt von denen anderer Kunden getrennt.
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Anmeldung mit Microsoft
Anmeldung mit dem Microsoft-Arbeitskonto. Keine zusätzlichen Passwörter.
FAQ
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns an hallo@kontaktfix.ch.
Müssen Mitarbeitende etwas installieren?
Nein. Kontaktfix schreibt die Kontakte über Microsoft Graph direkt in Outlook. Für die Anzeige auf dem Handy genügt die Outlook-App mit aktivierter Einstellung «Kontakte speichern».
Was passiert, wenn jemand einen Kontakt in Outlook ändert?
Kontaktfix ist die einzige Quelle. Änderungen direkt in Outlook werden bei der nächsten Aktualisierung überschrieben. Darum gehören Änderungen in Kontaktfix, wo sie geprüft und protokolliert werden.
Sind persönliche Kontakte betroffen?
Nie. Kontaktfix legt seine Kontakte getrennt ab und liest, ändert oder löscht keine persönlichen Kontakte Ihrer Mitarbeitenden.
Wo werden die Daten gespeichert?
In der Schweiz, bei Infomaniak. Die Daten jedes Kunden sind strikt von denen anderer Kunden getrennt.
Was passiert, wenn jemand eine Gruppe verlässt?
Zuweisungen an Gruppen folgen der Mitgliedschaft in Microsoft 365 automatisch. Wer eine Gruppe verlässt, verliert die zugehörigen Kontakte sauber und vollständig. Wer neu dazukommt, erhält sie ohne weiteres Zutun.
Was brauchen wir für den Start?
Microsoft 365 mit Exchange Online und eine Person mit Admin-Rechten, die Kontaktfix einmalig genehmigt. Alles Weitere erledigen Sie im Browser.
Kontakte, die einfach stimmen.
Kontaktfix ist in der Pilotphase. Wir suchen Schweizer KMU mit Microsoft 365, die von Anfang an mitreden möchten. Schreiben Sie uns, wir melden uns persönlich.
Bereits dabei? Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Arbeitskonto an.